Automatisation

En quoi ça consiste?

Ça consiste à utiliser un système d'instructions informatiques pour effectuer un ensemble répétitif de processus qui remplace le travail manuel (humain). Nous entendons couramment parler d'automatisation dans les entreprises manufacturières, mais savez-vous qu'il est aussi possible d'automatiser plusieurs fonctions administratives et tâches courantes ? Que ce soit avec des objets connectés ou des applications, il est possible de concevoir des systèmes simplifiés ou des outils technologiques feront le travail à votre place.

 

Bénéfices

Efficacité des communications

Vous gagnerez en efficacité en améliorant les interactions entre vos départements

Économie en temps et argent

Vous économisez en temps et en coûts administratifs en évitant une retranscription des données et du travail manuel plutôt qu'automatique.

Croissance des revenus n'égale pas croissance des coûts!

Vous pouvez faire croître votre entreprise, mais minimiser les coûts. Certains coûts peuvent passer d'un coûts variables à un coût fixe.

 

Cas concret : Automatisation dans un bureau d'avocat.

Vous avez probablement en tête plusieurs exemples d'automatisation dans une usine. Il est aussi possible d'automatiser des processus dans un environnement bureautique. En voici un exemple : Un avocat obtient un mandat à l'heure. L'objectif sera d'y consacrer le moins de temps possible et d'arriver au résultat attendu, c'est-à-dire la satisfaction du client. La valeur pour le client repose dans la qualité de la solution apportée. Voici quelques tâches qui ont été automatisées dans ce cabinet.

Le client a rempli un 1er formulaire afin d'inscrire ses coordonnées de contacts et signifier l'urgence de la requête. Ceux-ci seront inscrits automatiquement dans un dossier client du CMR, qui lui, est lié au logiciel de comptabilité.

Une fois le formulaire envoyé, une confirmation de réception incluant un délai de retour d'appel est indiqué. En attendant le retour d'appel, le client pourra mentionner quel est le type de requête dont il s'agit. Il est invité à consulter de l'information sur le fonctionnement du cabinet et à apprendre des notions en lien avec son besoin.

Tout dépendant du type de requête, le dossier sera automatiquement envoyé à l'équipe de travail spécialisée et la moins chargée en travail.

L'agente de bureau, appellera le client dans ses heures de disponibilités et validera la nature du mandat.

Pendant la discussion, l'agente validera l'information et la fin de celui-ci, ces informations seront envoyées automatiquement à l'avocat attitré.

Il existe une multitude d'outils en ligne pour automatiser vos processus. Pour y voir clair, je vous aiderai à les concevoir et à trouver les meilleurs prestataires de services pour y arriver.

 

Tibo Consultant

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